SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE – 38 SEMAINES

Job summary

The administrative secretary is responsible for welcoming and orienting clients, managing correspondence, and handling purchase orders. They also maintain budgets, organize schedules, and ensure efficient document management for the department.

Job details

En tant que secrétaire administrative au sein du service Parcours étudiant et soutien institutionnel, vous accueillez, renseignez et orientez la clientèle, rédigez les documents et la correspondance courante, assurez le suivi des bons de commande et des échéanciers et gérez la documentation du service. Le goût du contact avec les étudiants, le souci de leur réussite et l’esprit d’équipe sont essentiels à cette fonction. RESPONSABILITÉS Accueillir, renseigner et orienter la clientèle par téléphone, par messagerie interne et à l’intérieur de l’établissement; Composer des documents, concevoir et rédiger des notes de service ainsi que la correspondance courante; Traiter et faire le suivi des bons de commande; Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect des procédures; Dresser le compte rendu des réunions auxquelles vous assistez et en assurer les suivis nécessaires; Tenir à jour les données qui influencent les budgets du service et produire sur demande des rapports selon les procédures établies; Participer au développement du système de classement du collège et être responsable de la gestion documentaire du service; Tenir à jour l’agenda des personnes avec lesquelles vous collaborez et organiser les activités liées à leurs réunions internes ou externes. EXIGENCES Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une option en lien avec le poste, ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente; Minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente au poste; Excellente aptitude en service à la clientèle de première ligne; Connaissances avancées des logiciels utilisés (Word, Excel et Outlook); Connaissance des procédures administratives de l’enseignement (atout important); Connaissance du logiciel CLARA (souhaitable); Dynamisme, énergie et excellent joueur d’équipe ; Maitrise de la langue français (oral et écrit); Maitrise de la langue anglaise au niveau professionnel (oral et écrit). AVANTAGES Poste permanent, temps plein; Vacances de 3 semaines après un 01 de service continu; Assurance collective ; Régime d'épargne à la retraite (RREGOP) ; Programme de santé et mieux-être ; Sont déterminés et applicables conformément aux dispositions de la convention collective en vigueur. LCI Éducation souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les personnes autochtones, les minorités visibles et les minorités ethniques sont encouragées à soumettre leurs candidatures. Si vous êtes une personne handicapée, vous pouvez recevoir, sur demande, de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

What you’ll do

The administrative secretary is responsible for welcoming and orienting clients, managing correspondence, and handling purchase orders. They also maintain budgets, organize schedules, and ensure efficient document management for the department.

Requirements

Candidates must hold a professional diploma (DEP) or equivalent and possess at least four years of relevant experience. Proficiency in Microsoft Office, strong customer service skills, and fluency in both French and English are required.

Benefits

• Health insurance
• Retirement savings plan
• Health and wellness program
• Paid vacation

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• scheduling · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer service
• Administrative support
• Document management
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Clara software
• Budget tracking
• Meeting minutes
• Scheduling
• Communication
• Teamwork
• Bilingualism
• Document Management
• Administrative Support
• Bilingual (French/English)
• Budgeting
• Multilingualism
• Customer Service
• Taking Meeting Minutes
• Microsoft Office

Job areas

• Administrative
• Education
• Customer Service & Support
• Administrative Secretary
• Secretary
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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